Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) & Nutzungsbedingungen für Bidbuddy

Allgemeine Geschäftsbedingungen der BIZ Factory GmbH für die Nutzung der SaaS-Plattform "Bidbuddy"
Stand: 23.4.2026

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Software-as-a-Service-Plattform "Bidbuddy" (nachfolgend "Software" oder "Bidbuddy"), die zwischen der BIZ Factory GmbH, Kreittmayrstr. 21, 80335 München und dem Kunden geschlossen werden.
  2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend "Kunde" oder "Nutzer"). Verbraucher (§ 13 BGB) sind von der Nutzung ausgeschlossen.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand & Leistungen

  1. Bidbuddy ist eine Software-as-a-Service (SaaS) Plattform für das KI-gestützte B2B Tender Management. Sie ermöglicht die datenbankgestützte Suche nach öffentlichen Ausschreibungen (Crawler), das Management von Angebotsprojekten (Workspace) sowie die KI-gestützte Vorqualifizierung und formale Prüfung von Ausschreibungsunterlagen.
  2. Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden im Rahmen der Registrierung oder des Upgrades gebuchten Leistungspakets (z.B. Discover, Professional, Enterprise).
  3. Die Software wird dem Kunden über das Internet als Service bereitgestellt ("SaaS"). Eine Überlassung des Quellcodes oder einer lokal installierbaren Version erfolgt nicht (Ausnahme: Separat vereinbarte Enterprise-On-Premise-Lösungen).
  4. Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter (Updates/Upgrades). Der Kunde hat Anspruch auf die jeweils aktuelle Version, sofern dadurch der vertraglich vereinbarte Kernumfang nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

§ 3 Registrierung, Testphase und Vertragsschluss

  1. Für die Nutzung der Software ist die Anlage eines Kundenkontos erforderlich. Der Kunde sichert zu, dass alle bei der Registrierung gemachten Angaben wahrheitsgemäß und vollständig sind.
  2. Kostenlose Testphase (Trial): Der Anbieter kann dem Kunden eine z.B. 14-tägige kostenlose Testphase einräumen. Der Vertrag über die unentgeltliche Testphase kommt durch die Bestätigung der Registrierung durch den Anbieter zustande. Kündigt der Kunde nicht bis zum Ablauf der Testphase in der Kontoverwaltung, wandelt sich die Testphase, sofern vorab transparent kommuniziert und Zahlungsmethoden hinterlegt wurden, in ein kostenpflichtiges Abonnement um.
  3. Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde im Account-Bereich ein kostenpflichtiges Paket auswählt und auf den Button "Zahlungspflichtig bestellen" (oder ähnlich) klickt.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

  1. Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Website oder im Angebot ausgewiesenen monatlichen oder jährlichen Entgelte. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Die Nutzungsgebühren sind grundsätzlich im Voraus für die jeweilige Abrechnungsperiode (Monat oder Jahr) fällig.
  3. Akzeptierte Zahlungsmittel sind [z.B. SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Kauf auf Rechnung bei Enterprise]. Bei fehlender Kontodeckung trägt der Kunde die anfallenden Rücklastschriftgebühren.
  4. Kommt der Kunde mit der Zahlung mehr als 14 Tage in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software bis zur vollständigen Begleichung temporär zu sperren.

§ 5 Pflichten des Kunden & Fair-Use-Policy

  1. Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten (Passwörter) geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.
  2. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die von ihm in Bidbuddy hochgeladenen Dokumente (Leistungsverzeichnisse, eigene Angebote) frei von Rechten Dritter sind und keine gesetzlichen Vorschriften verletzen.
  3. Systemintegrität & Scraping: Dem Kunden ist es strikt untersagt, die Ausschreibungsdatenbank des Anbieters mittels unautorisierter Skripte, Bots, Crawler oder ähnlicher automatisierter Mechanismen auszulesen ("Web-Scraping") oder die Plattform durch absichtliche Überlastung (DDoS) zu gefährden. Bei Zuwiderhandlung behält sich der Anbieter die sofortige fristlose Kündigung sowie Schadensersatzforderungen vor.
  4. Der Kunde verpflichtet sich zu einer angemessenen Nutzung. Die genauen quantitativen Belastungsgrenzen sowie unzulässige Massenverarbeitungen sind in unserer Fair-Use-Policy geregelt, die Bestandteil dieses Vertrages ist.

§ 6 Verfügbarkeit und Service Level (SLA)

  1. Der Anbieter gewährleistet eine branchenübliche Verfügbarkeit der Serverinfrastruktur von 99,0 % im Jahresmittel (bezogen auf 24 Stunden pro Tag, 365 Tage im Jahr).
  2. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind geplante und vorab kommunizierte Wartungsfenster (Maintenance) sowie Ausfallzeiten, die auf höherer Gewalt, Störungen des allgemeinen Internets oder auf Vorgängen beruhen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen.

§ 7 Haftung, KI-Assistenz & Haftungsausschluss für Formfehler

  1. Assistenz-Charakter der Künstlichen Intelligenz: Der Kunde nimmt ausdrücklich zur Kenntnis, dass es sich bei Bidbuddy um ein reines Assistenz- und Analyse-Tool ("Human-in-the-loop") handelt. Die ausgegebenen KI-Ergebnisse (z.B. "Match-Score", Erkennung von K.O.-Kriterien, automatisierter Formfehler-Check / QA-Engine) stellen strukturierte Empfehlungen und Automatisierungshilfen dar, jedoch keine rechtliche oder fachliche Beratung.
  2. Ausschluss bei Vergabeverfahren: Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für den Erfolg eines Angebots in einem Vergabeverfahren. Die Verantwortung für die Vollständigkeit, Richtigkeit und rechtzeitige Abgabe eines Angebots (sowie das Vorliegen aller Unterschriften und Formulare) verbleibt vollumfänglich und ausnahmslos beim Kunden. Eine Haftung des Anbieters für einen Ausschluss des Kunden aus einem Vergabeverfahren - etwa wegen durch die KI nicht erkannter fehlender Anlagen oder Formfehler - ist ausgeschlossen.
  3. Im Übrigen haftet der Anbieter unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Bei der leicht fahrlässigen Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, maximal jedoch auf die Höhe der jährlichen Nutzungsgebühr, begrenzt.

§ 8 Datenschutz & Datensouveränität (Zero-Data-Retention)

  1. Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
  2. Verarbeitet der Kunde personenbezogene Daten in Bidbuddy, fungiert der Anbieter als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Hierzu schließen die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
  3. KI-Datenschutz (Zero-Data-Retention): Der Anbieter garantiert, dass Kundendaten, Leistungsverzeichnisse und hochgeladene Angebotskonzepte des Kunden, welche von der Künstlichen Intelligenz (z.B. Large Language Models von Drittanbietern) analysiert werden, zu keinem Zeitpunkt zur weiteren Trainierung ("Model Training") der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet werden. Sämtliche Analysedaten werden nach Abschluss des Rechenprozesses streng vertraulich behandelt und ggf. im Rahmen der "Zero-Data-Retention" bei den API-Partnern sofort verworfen.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

  1. Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Paket (Monatslizenz oder Jahreslizenz).
  2. Das Monatsabonnement kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden. Ein Jahresabonnement verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern es nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.
  3. Die Kündigung kann elektronisch im Account-Bereich der Software erfolgen (Kündigungsbutton).
  4. Das Recht zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Fair-Use- Policy (§ 5) vor.

§ 10 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, so bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.