Datenschutzerklärung für Bidbuddy (SaaS-Plattform)

1. Einleitung und Verantwortlicher

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Software-as-a-Service-Plattform „Bidbuddy“. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
BIZ Factory GmbH, Kreittmayrstr. 21, 80335 München, Email: hallo@bidbuddy.io

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

2.1 Beim Besuch der Website (Logfiles)

Wenn Sie unsere Landingpage besuchen, sendet der Browser auf Ihrem Endgerät automatisch Informationen an den Server unserer Website. Diese werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert.

• Erfasste Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, abgerufene URL, Statuscode, Browsertyp/-version, Betriebssystem.
• Zweck: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität der Website). Es erfolgt keine Zusammenführung mit anderen Datenquellen.

2.2 Bei Registrierung und Testphase (14-Tage-Trial)

Wenn Sie sich für unsere SaaS-Lösung registrieren oder die 14-tägige Testphase beginnen, erheben wir Daten zur Vertragsanbahnung und Kontoverwaltung.

• Erfasste Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Unternehmensname, Branche.
• Zweck: Authentifizierung des Nutzers, Einrichtung des Workspaces, Kontaktaufnahme bzgl. des Trials und Rechnungsstellung bei einem Upgrade (Pro/Enterprise).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

2.3 Bei Nutzung der Plattform (App-Events & Tracking)

Um Bidbuddy für Sie kontinuierlich zu verbessern und Support leisten zu können, tracken wir Nutzerinteraktionen innerhalb der Software (z.B. Logins, Feature-Aufrufe, Klicks auf den „Pre-Submission-Check“).

• Zweck: Verbesserung der UX, bedarfsgerechter Support (z.B. Hilfestellung via E-Mail bei Inaktivität).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Produktoptimierung).

2.4 Bei der Verarbeitung von Vergabe- und Angebotsunterlagen

Die zentrale Funktion von Bidbuddy ist das Hochladen und Analysieren von Dokumenten (z.B. Leistungsverzeichnisse, Lebensläufe, Eigenerklärungen). Da diese Dokumente personenbezogene Daten Dritter (z.B. unterschreibende Personen, Projektmitarbeiter) enthalten können, weisen wir auf Folgendes hin:

• Auftragsverarbeitung: Wenn Sie die Plattform nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Wir stellen Ihnen hierfür zwingend einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Der Nutzer (Sie) bleibt der Verantwortliche für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Dritt-Daten in Bidbuddy.

3. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (OpenAI)

Bidbuddy nutzt zur Analyse und Extraktion von Dokumenten (z.B. K.O.-Prüfung, Bid-Chat) die Modelle der Firma OpenAI(bzw. Microsoft Azure OpenAI Service).

Bei der Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen Dokumente gelten hierbei folgende strikte Leitplanken zum Schutz Ihrer Geschäftsheimnisse und Daten:

• Zero-Data-Retention & Kein Training: Die Inhalte Ihrer Dokumente und Ihre Chat-Eingaben werden von uns über die [Unternehmens-/API-Schnittstelle] an OpenAI gesendet. Wir haben mit OpenAI (bzw. Microsoft) vertraglich vereinbart, dass Ihre Eingaben nicht zum Training der globalen KI-Modelle verwendet werden ("Zero-Data-Retention Policy for APIs").
• Speicherung: Die Daten werden von der KI lediglich kurzzeitig verarbeitet (Stateless) und nach Übermittlung des Analyse-Ergebnisses sofort von den KI-Servern gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung der Ergebnisse erfolgt ausschließlich auf unseren sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union.
• Rechtsgrundlage: Die KI-Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vertraglichen Hauptfunktion von Bidbuddy gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Weitergabe von Daten an Dritte (Hosting & Subunternehmer)

Wir veräußern Ihre persönlichen Daten niemals an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, wenn dies zur Erbringung unserer SaaS-Dienstleistung erforderlich ist. Folgende Kategorien von Dienstleistern setzen wir weisungsgebunden ein:

• Hosting-Provider: Unsere Datenbanken und Plattformen werden in hochsicheren zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet.
• Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von kostenpflichtigen Abonnements (Pro/Enterprise) nutzen wir verschlüsselte Anbieter (Stripe).
• E-Mail & CRM-Tools: Für Transaktionsmails, Rechnungsversand und CRM-Steuerung (z.B. ActiveCampaign, HubSpot).

Wir haben mit allen Anbietern entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen und stellen ggf. bei Datenübermittlungen ins Nicht-EU-Ausland sicher, dass Standarddatenschutzklauseln (SCC) der EU-Kommission greifen.

5. Speicherdauer & Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der vorgenannten Zwecke (Vertragslaufzeit) erforderlich ist. Endet Ihr Abonnement, werden hochgeladene Geschäftsdokumente spätestens nach [z.B. 30 Tagen] automatisiert gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insb. steuer- und handelsrechtliche Vorgaben von 6 bis 10 Jahren für Rechnungsdaten gem. AO und HGB) bleiben unberührt.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung fehlerhafter oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):Sie können die Einschränkung der Verarbeitung fordern, falls Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):Sie haben das Recht, Ihre Daten strukturiert in einem gängigen Format zu erhalten (Export Ihres Workspaces).
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse (z.B. Direktmarketing) beruhen, jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an hallo@bidbuddy.io. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (z.B. dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht) zu beschweren.

7. Datensicherheit

Wir schützen Ihren Bidbuddy-Workspace umfassend. Der gesamte Datentransfer zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt SSL-/TLS-verschlüsselt. Laufende Backups und rollenbasierte Zugriffsrechte schützen Ihre Daten vor Verlust oder unberechtigtem Zugriff.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Durch die stetige Weiterentwicklung der Plattform Bidbuddy (z.B. Implementierung neuer KI-Features) kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website eingesehen werden.